仕事用のフォルダを作ったものの、
その中をどう分ければいいのか分からない。
そんな状態で、
結局フォルダが増えすぎてしまった、
という経験はありませんか。
仕事フォルダの整理は、
最初に考えすぎると、ほぼ確実に失敗します。
この記事では、
迷わず続けられる、仕事フォルダの分け方を
初心者の方向けに整理していきます。
仕事フォルダは「分けすぎない」が正解
仕事のフォルダ整理で一番多い失敗は、
最初から細かく分けてしまうことです。
- 案件ごと
- 取引先ごと
- 年度ごと
- 種類ごと
一見きれいに見えますが、
実際にはどこに入れたか分からなくなりがちです。
仕事フォルダの中は、
まずは大きく分けることを意識してください。
まずはこの2〜3個で十分
最初に作る仕事フォルダの中身は、
次のどれかで十分です。
- 進行中
- 完了
- 参考（または保管）
進行中
今まさに使っているファイルを入れる場所です。
作業中の資料、
やり取りしている途中のファイルは、
すべてここにまとめます。
完了
すでに終わった仕事は、
ここに移動させます。
「もう触らない」ものをまとめるだけで、
進行中フォルダが自然と整理されます。
参考（保管）
過去の資料や、
あとで見返すかもしれないものはここに入れます。
迷ったら、
とりあえずここに入れても問題ありません。
案件ごとに分けるのは「必要になってから」
案件ごとにフォルダを作るのは、
決して悪いことではありません。
ただし、
それは必要になってからで大丈夫です。
例えば、
- 同じ案件の資料が増えてきた
- 毎回同じファイルを探している
こう感じたときに、
進行中フォルダの中に
案件名フォルダを1つ作れば十分です。
最初から全案件分を作る必要はありません。
ファイル名で管理できることも多い
フォルダを増やさなくても、
ファイル名で管理できるケースは多くあります。
例えば、
- 2026-01_見積書_○○案件
- 2026-01_議事録_△△プロジェクト
このように、
ファイル名に情報を入れておくと、
フォルダを細かく分けなくても探しやすくなります。
フォルダで分けるか、
名前で分けるか。
両方やろうとしないことが、
整理を続けるコツです。
整理のタイミングは「仕事が終わったあと」
仕事中に整理を始めると、
作業が止まってしまいます。
おすすめなのは、
- 仕事が一区切りついたとき
- 1日の終わり
このタイミングで、
- 進行中 → 完了へ移動
- いらないファイルを削除
これだけやる。
毎回完璧にやる必要はありません。
動かすだけでOKです。
まとめ
仕事フォルダの整理で大切なのは、
細かく分けることではありません。
- 迷わず入れられる
- 今使うものがすぐ分かる
この状態を作ることです。
まずは、
- 進行中
- 完了
- 参考
この3つだけ作ってみてください。
それだけで、
仕事フォルダは驚くほど扱いやすくなります。
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