仕事で扱う案件が増えてくると、
フォルダもファイル名も増えて、
「どこに何があるか分からない」
という状態に陥りやすくなります。
初心者向けの記事では
“シンプルな整理法”を紹介しましたが、
案件が複数ある環境では、
もう一歩踏み込んだ整理術があると
作業効率がぐっと上がります。
この記事では、
案件が多い人でも迷わず使える
**中級レベルの整理術（思考と仕組み）**を、
具体例とともに分かりやすく整理していきます。
案件が増えるほど混乱しやすい理由
案件が1〜2件の頃は、
「なんとなくフォルダ名に日付や案件名を入れておけば分かる」
という状態でも何とかなります。
しかし、
3件、5件、10件と増えてくると、
- 案件名が微妙に似ている
- 年度がまたがる
- 同じ資料名が複数案件に存在する
といった状況が出てきます。
この結果、
- どれが最新データか分からない
- フォルダを順番に探す
- 結局名前で検索する
という**“探すための作業”が増える**のです。
案件数が増えれば増えるほど、
「探す時間」が作業効率を下げる最大の原因になります。
まず意識したい“基準フォルダ構造”
案件が多いときこそ、
まず共通の基準フォルダ構造を決めることが大切です。
以下は中級者向けの基本構造です：
仕事
├ 案件_顧客A
│ ├ 進行中
│ ├ 完了
│ └ 共有資料
├ 案件_顧客B
│ ├ 進行中
│ ├ 完了
│ └ 共有資料
└ 案件_共通ポイントは、
- 対象ごとにフォルダが明確
- どこに何があるか一目で分かる
- フォルダの構造が揃っている
ということです。
この構造を最初に決めると、
案件ごとのブレが少なくなり、
後から探しやすくなります。
ファイル名に“タグ”として案件情報を入れる
フォルダだけでなく、
ファイル名にも一工夫すると、
探す効率はさらに上がります。
案件が多い場合は、
ファイル名の先頭に案件名（またはコード）を入れると
あとで検索がしやすくなります。
例：
- A001_見積書.pdf
- B023_設計書_v2.docx
- C107_議事録_2026-02-14.pdf
こうすることで、
- 「A001」と入力すると
→ A案件関連が一覧で出る - 同じ名前でも区別できる
→ 重複が減る
という効果が生まれます。
進行中フォルダでも“サブ整理”を最小限に
案件が進むと、
- 資料
- メール添付
- 提出物
- 修正版
など、ファイルが大量になります。
ここでやりがちなことは、
進行中
└ 提出物
└ 修正版
└ 参照用のように細かく分けてしまうこと。
でもこれはリスクがあります。
- 階層が深くなる
- どれが最新か分かりにくくなる
- 探すときにクリックが増える
中級者のコツは、浅い階層で分けること。
案件_顧客A
└ 進行中
├ A001_仕様書.pdf
├ A001_見積書.pdf
└ A001_議事録_2026-02-14.pdfこの方が、
開く回数が少なくて済みます。
古い案件は「アーカイブ」に移す
案件が増えると、
「今は使わないけど、後で参考になる」
というファイルが溜まります。
こうした場合は、
古い案件フォルダをまとめて「アーカイブ」に移すのが有効です。
仕事
├ 案件_顧客A
├ 案件_顧客B
├ アーカイブ_2025
└ アーカイブ_2024ポイントは、
- 最新の案件だけ目に入る状態にする
- 古いものは別フォルダで保管
- 必要なら検索で呼び出す
という考え方です。
アーカイブ化することで、
「選択肢を絞る」という意味で
探す負担が大きく減ります。
まとめ
案件が多いほど、
「整理の仕組み」を先に決めることが重要です。
ここで紹介した整理術は、
- 基準のフォルダ構造
- 検索しやすいファイル名
- 浅い階層で運用する
- 古い案件はアーカイブへ
という考え方を中心にしています。
これだけでも、
案件数が増えて混乱しがちな状況でも、
探すストレスを劇的に減らすことができます。
まずは、
今ある案件フォルダを見直して、
「基準フォルダ構造」に揃えることから
始めてみてください。
コメント