仕事で複数の案件を担当していると、「プロジェクトごとにフォルダを作った方がいいのかな」「どんな構成なら探しやすいのだろう」と悩むことがあります。
この記事では、パソコン初心者でも実践できるプロジェクトフォルダの構成例や、迷わず管理するコツを分かりやすく解説します。
デジタル整理の全体像はこちら
→パソコン初心者向け｜デジタル整理の完全ガイド
フォルダ構成例
まずは、良いフォルダ構成と悪いフォルダ構成の例を見てみましょう。
良いフォルダ構成
この構成がおすすめな理由
この構成なら、
・必要なファイルがすぐ見つかる
・プロジェクトごとに整理できる
・完了後の管理もしやすい
・階層が浅く迷いにくい
悪いフォルダ構成例
この構成がよくない理由
- 階層が深く探しにくい
- 同じような名前のフォルダが増えやすい
- 移動や整理が面倒になる
プロジェクトフォルダは「必要なときだけ」
プロジェクトごとのフォルダは、
最初から大量に作る必要はありません。
なぜなら、
すべてのプロジェクトが
ずっと続くわけではないからです。
まずは
本当に必要なプロジェクトだけ フォルダを作る。
判断基準はシンプルです。
- 今進行中のプロジェクト
- 何度も開く必要のある案件
- 関連ファイルが複数あるもの
これらだけが、
プロジェクトフォルダとして意味があります。
逆に、
1回しか触らない資料や、
すぐに終わる短いタスクは、
フォルダを作らなくてもOKです。
名前は「検索しやすさ」を最優先に
フォルダ名は、
あとから検索しやすい名前を心がけましょう。
例：
- 案件_A_2026
- Web制作_顧客名
- 社内プロジェクト_XYZ
重要なのは、
- プロジェクト名
- 年度／日付（必要なら）
- 目的が分かる単語
この3つが入っていること。
これだけで、
検索バーに一部だけ入れても見つかります。
例
- 「案件_A」
- 「Web制作」
- 「XYZ」
こうした名前でヒットするので、
探す手間がぐっと減ります。
実務で使われるプロジェクトフォルダ構成例
実際の仕事では、「進行中」「完了」だけでなく、資料の種類ごとにフォルダを分けることもよくあります。
以下は、実際の業務でも使われることが多い構成例です。
このように先頭に番号（01、02、03…）を付けると、フォルダが名前順に並ぶため、探しやすくなります。
ただし、最初から細かく分けすぎる必要はありません。
プロジェクトの規模に合わせて、必要になったタイミングで追加するのがおすすめです。
階層は浅く、迷わない構造で
プロジェクトフォルダを作るときは、
階層（＝深さ）を浅くするのがポイントです。
よくある失敗例：
仕事 → プロジェクト → 顧客 → 年度 → 詳細このような
深すぎる階層は、
後で迷いやすくなります。
おすすめは…
仕事 → プロジェクト名その中に、
- 進行中
- 完了
- 参考
のように
機能別フォルダを置く構成です。
例：
仕事
└ Web制作_顧客名
├ 進行中
├ 完了
└ 参考これなら、
「どの階層に何があるか」が
感覚的に分かりやすくなります。
プロジェクトフォルダは「動かしやすさ」を重視
フォルダ構成を考えるときに
忘れがちなのが、
あとで移動させるときの手間
たとえば、
- 完了したプロジェクト
- 長期保管したいプロジェクト
こうした場合、
フォルダが深かったり細かすぎたりすると、
移動や整理が億劫になります。
仕事フォルダを一番上に置いておけば、
クリック数も減り、
操作の負担が軽くなります。
複数プロジェクトをまたぐファイルの扱い
ときどき、
あるファイルが複数プロジェクトに関わることがあります。
こういう場合は、
- 共通フォルダを作る
- ファイル名でプロジェクト名を入れる
のどちらかが有効です。
例：
共通資料
└ 契約書_日本語版.pdf
プロジェクトA_資料
└ 契約書_日本語版.pdfまたは…
プロジェクト共通_契約書_日本語版.pdfというように
ファイル名で区別する方法です。
階層だけに頼らず、
名前にも情報を入れることで、
探しやすさは一段上がります。
よくある質問
Q. 完了したプロジェクトは削除していい？
いいえ。
「完了」フォルダへ移動して保管するのがおすすめです。
Q. プロジェクトが100件になったら？
年度フォルダを追加するなど、
必要になったタイミングで階層を増やしましょう。
まとめ
プロジェクトごとのフォルダは、
必要なときだけ・迷わない構造で・浅い階層で
というのが基本の考え方です。
細かく分けすぎるよりも、
あとから迷わずに探せる方がずっと使いやすい。
今日からできるポイント
✓ 必要なプロジェクトだけ作る
✓ 深くしない
✓ 名前を分かりやすくする
この3つだけ意識すれば、
仕事のフォルダはかなり探しやすくなります。
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