仕事のファイル整理で、
「年度ごとにフォルダを作るべき？」
「プロジェクトごとの方が探しやすい？」
と迷ったことはありませんか。
年度別にすると整理しやすそうに見えますが、
仕事の内容によっては、かえって探しにくくなることもあります。
この記事では、
- 年度別フォルダが向いているケース
- プロジェクト別との違い
- 迷わないおすすめ構成
を、初心者にも分かりやすく解説します。
フォルダの分け方は2種類ある
仕事のフォルダ整理には、大きく分けて2つの方法があります。
パターン① 年度別
パターン② プロジェクト別
どちらにもメリットがありますが、
仕事の内容によって向き・不向きがあります。
この記事では、それぞれの特徴を比較しながら紹介します。
年度別フォルダが向いている人
年度別フォルダは、
「時系列で整理したい」
という考えがある人には有効な方法です。
例えば
- 会計
- 決算
- 年ごとに保管する仕事
- 行政書類
といったように、
同じ年のファイルをまとめて見られるのは分かりやすいです。
また、
年が変わるごとに1つフォルダを作るので、
- 年度の区切りで振り返りがしやすい
- 過去のデータにアクセスしやすい
というメリットもあります。
特に、
会社の決算・報告業務が「年度単位」で動く場合は、
年度別フォルダが役立つこともあります。
プロジェクト別フォルダが向いている人
プロジェクト単位で仕事を進める人は、プロジェクト別の方が探しやすくなります。
例えば
- システム開発
- Web制作
- 営業案件
- 建設・設計
- イベント運営
などです。
必要な資料が1つのフォルダにまとまるため、
「この案件の資料を全部見たい」
というときに迷いません。
また、案件が終了したらフォルダごと移動・保管できるため、整理もしやすくなります。
初心者におすすめなのは？
どちらが優れているというよりも、
仕事の進め方によって向いている方法が変わります。
初心者向けに比較すると、次のようになります。
| 比較項目 | 年度別 | プロジェクト別 |
|---|---|---|
| 探しやすさ | △ | ◎ |
| 途中で迷わない | △ | ◎ |
| 案件管理 | △ | ◎ |
| 会計書類 | ◎ | ○ |
| 初心者向け | ○ | ◎ |
初心者ならプロジェクト別から始めるのがおすすめです。
年度別を使うなら気を付けたいこと
年度別は便利ですが、
長期間続くプロジェクトでは注意が必要です。
例えば
2025年度に始まり
2026年度まで続く案件では
「2025年度に置く？」
「2026年度に移す？」
と迷いやすくなります。
また、
年度ごとにフォルダを作ることで階層が増え、
探す場所を間違える原因にもなります。
迷わない年度別フォルダの使い方
それでも年度別に分けたい場合は、
シンプルなルールを作ると失敗しません。
ルール① 年度をまたぐ案件は無理に移動しない
例えば
2025年から始まり
2026年まで続く案件
なら
最初に作った年度のままでOK
ルール② 一段だけ年度別にする
階層を深くしすぎないために、
- ドキュメント
└ 仕事
└ 2026年度
のように、
一段だけ年度フォルダを入れる
のがおすすめです。
下にさらに分ける必要はありません。
迷ったらこう決めればOK
例えば
このように考えると迷いません。
- 年ごとに探す仕事 → 年度別
- 案件ごとに探す仕事 → プロジェクト別
- 初心者 → プロジェクト別
これだけ覚えれば十分です。
よくある質問
Q. 年度が変わったらフォルダを全部移動しますか？
→いいえ
Q. プロジェクトが年度をまたいだら？
→そのままでOK
Q. 年度別とプロジェクト別は組み合わせてもいい？
→大丈夫
まとめ
今日からできるポイント
- フォルダ整理には「年度別」と「プロジェクト別」の2つの考え方があります。
- 年度単位で管理する仕事なら「年度別」が便利です。
- プロジェクト単位で進める仕事なら「プロジェクト別」の方が探しやすくなります。
- 迷ったら、まずはプロジェクト別から始めるのがおすすめです。
- 一番大切なのは、自分が迷わず探せるルールを作ることです。
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